Entsprechenserklärung

Geschäftsführung und Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA sind gem. § 161 AktG verpflichtet, einmal jährlich zu erklären, ob dem Deutschen Corporate Governance Kodex entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen des Kodex nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht. Dieser Verpflichtung kommen Geschäftsführung und Aufsichtsrat unserer Gesellschaft wie folgt nach:


Entsprechenserklärung der Geschäftsführung und des Aufsichtsrates der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA nach § 161 AktG vom 8. September 2016

 

Die Geschäftsführung der persönlich haftenden Gesellschafterin (Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH) und der Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA erklären gemäß § 161 AktG, dass bei der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA seit der letzten Entsprechenserklärung vom 9. September 2015 den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex ("Kodex") in der Fassung vom 5. Mai 2015 (bekannt gemacht im Bundesanzeiger am 12. Juni 2015) entsprochen wurde und wird, abgesehen von folgenden Abweichungen, die teilweise durch rechtsformspezifische Besonderheiten der KGaA und deren Gestaltung in der Satzung unserer Gesellschaft bedingt sind:

 

zu Ziff. 3.8 Abs. 3: Die D&O-Versicherung sieht keinen Selbstbehalt vor und es ist auch nicht beabsichtigt, dies zu ändern, weil dessen Vereinbarung nach unserem Verständnis weder eine verhaltenssteuernde Wirkung auf Organmitglieder hätte noch als Motivationshilfe geeignet wäre.

zu Ziff. 4.2.1 Satz 2: Der Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA hat keineZuständigkeit zur Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH sowie zur Regelung ihrer vertraglichen Bedingungen; dies wird vom Präsidialausschuss der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH wahrgenommen. Seit Januar 2006 besteht die Geschäftsführung aus Hans-Joachim Watzke (Vorsitzender der Geschäftsführung) und Thomas Treß (Geschäftsführer). Ihre Geschäftsbereiche wurden dienstvertraglich ausreichend definiert, im Übrigen nehmen die Geschäftsführer ihre gesetzlichen und satzungsmäßigen Befugnisse in enger Zusammenarbeit gemeinsam wahr; deshalb hielten und halten es die zuständigen Gremien der Borussia Dortmund Geschäftsführung-GmbH für entbehrlich, darüber hinaus noch zusätzlich eine Geschäftsordnung für die Geschäftsführung zu regeln.

zu Ziff. 4.2.2 Abs. 2 Satz 3: § 7 der Satzung der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA bestimmt, dass die persönlich haftende Gesellschafterin Anspruch auf Ersatz der ihr für die Geschäftsführung in der Gesellschaft entstandenen Personal- und Sachkosten zzgl. einer Vergütung von 3 % des sonst entstehenden Jahresüberschusses der Gesellschaft hat. Vergütungen und Vergütungssystem für Geschäftsführer der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH wurden und werden im Übrigen vom dort gebildeten Präsidialausschuss beschlossen und regelmäßig überprüft (rechtsformbedingte Abweichung von der durch Ziff. 4.2.2 Abs. 2 Satz 3 vorausgesetzten Zuständigkeit des Aufsichtsrates).

zu Ziff. 4.2.3 Abs. 2 Sätze 4 und 6 sowie Ziff. 4.2.3 Abs. 2 Satz 8: Über die Vergütungsstruktur für die Geschäftsführer der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH entscheidet deren Präsidialausschuss. Dies erfolgte bisher und erfolgt künftig, ohne dass bei der Ausgestaltung von variablen Vergütungsbestandteilen für Geschäftsführer negative Entwicklungen einbezogen werden, ohne dass die Vergütung insgesamt betragsmäßige Höchstgrenzen aufweist und auch ohne Ausschluss einer nachträglichen Änderung der Erfolgsziele bzw. Vergleichsparameter. Die entsprechenden Empfehlungen erscheinen mit Blick auf die rechtsformspezifischen Besonderheiten der KGaA auf unsere Gesellschaft weder übertragbar noch werden sie hier als zweckmäßig erachtet. Aus diesen Gründen wurde bisher auch der Empfehlung in Ziff. 4.2.3 Abs. 2 Satz 6 (2. Alternative) nicht entsprochen; mit Wirkung für die Zeit ab 1. Juli 2016 wird hingegen dieser Empfehlung nunmehr entsprochen und weisen nunmehr die Vergütungen für Geschäftsführer der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH hinsichtlich ihrer variablen Vergütungsteile betragsmäßige Höchstgrenzen auf.

zu Ziff. 4.2.3 Abs. 4 und Abs. 5: Der Kodex empfiehlt den Aktiengesellschaften, sog. “Abfindungs-Caps“ für Fälle vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit in Vorstandsverträgen bzw. anlässlich vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit infolge eines Kontrollwechsels zu beachten. Der Präsidialausschuss entscheidet bisher und künftig bei anstehenden (Wieder-) Bestellungen von Geschäftsführern der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH, ohne insoweit grundsätzlich sog. „Abfindungs-Caps“ vorzusehen, weil Präsidialausschuss und Geschäftsführer die vorgenannten Empfehlungen mit Blick auf die rechtsformspezifischen Besonderheiten der KGaA und deren Gestaltung in der Satzung unserer Gesellschaft als nicht zweckmäßig erachten. Die Empfehlung, keine Zahlungen an Vorstandsmitglieder im Falle einer Kündigung des Anstellungsvertrages aus wichtigem Grund zu leisten, erachtet der Präsidialausschuss indes für sich als entsprechend für die Geschäftsführer der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH anwendbar.

zu Ziff. 4.2.3 Abs. 6: Der Vorsitzende des Aufsichtsrates berichtet gegenüber der Hauptversammlung über die Grundzüge des Vergütungssystems und deren Veränderung bisher und künftig nicht, weil der Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA – wie bereits erwähnt – keineZuständigkeit zur Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH sowie zur Regelung ihrer vertraglichen Bedingungenhat.

zu Ziff. 4.2.5 Abs. 3 Sätze 1 und 2: Der Kodex empfiehlt, dass im Vergütungsbericht für jedes Vorstandsmitglied bestimmte Detailangaben zu Vergütungen dargestellt und für diese Informationen dem Kodex beigefügten Mustertabellen verwendet werden. Dem wurde und wird für unsere Gesellschaft nicht gefolgt. Dennaufgrund rechtsformspezifischer Besonderheiten der KGaA besteht keine Verpflichtung zur individualisierten Offenlegung der Vergütung der Geschäftsführer der Komplementärin unserer Gesellschaft, der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH, wie etwa bei Vorständen börsennotierter Aktiengesellschaften. Die gleichwohl vorgenommene freiwillige Darstellung der Einzelvergütung der Geschäftsführer in den Anhängen des Jahres- und Konzernabschlusses erscheint daher ausreichend und aus der Perspektive des Informationsnutzens als angemessen.

zu Ziff. 4.3.3 Satz 4: Wesentliche Geschäfte zwischen der persönlich haftenden Gesellschafterin und bestimmten ihr nahe stehenden Personen einerseits mit der Gesellschaft andererseits im Sinne der §§ 89, 112 i.V.m. §§ 278 Abs. 3, 283 Nr. 5 AktG (z. B. Kreditgewährungen) bedürfen der Mitwirkung des Aufsichtsrates. In diesem Sinne wurde und wird der Empfehlung entsprochen. Darüber hinaus ist der Aufsichtsrat zum Erlass eines Kataloges zustimmungspflichtiger Geschäfte für die persönlich haftende Gesellschafterin bzw. deren Geschäftsführer nicht befugt.

zu Ziff. 4.3.4: Die Zustimmung zu Nebentätigkeiten von Geschäftsführern der persönlich haftenden Gesellschafterin obliegt mangelsZuständigkeit zur Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH sowie zur Regelung ihrer vertraglichen Bedingungennicht dem Aufsichtsrat, sondern dem Präsidialausschuss bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH.

zu Ziff. 5.1.2 Abs. 1 Sätze 2 und 4: Für eine langfristige Nachfolgeplanung sorgen bei unserer Gesellschaft die Geschäftsführer und – da der Aufsichtsrat keine Personalkompetenz besitzt – der Präsidialausschuss bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH. Dieser achtet bei der Zusammensetzung der Geschäftsführung auch auf die anzustrebende „Vielfalt (Diversity)“.

zu Ziff. 5.1.2 Abs. 2 Satz 2: Über die Wiederbestellung von Geschäftsführern der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH entscheidet deren Präsidialausschuss bisher und künftig auch ohne Vorliegen besonderer Umstände gegebenenfalls vor Ablauf eines Jahres vor dem Ende der bestehenden Bestelldauer. Die Ausrichtung der Personalentscheidung an ein Zeit- und Umstandsmoment wird mit Blick auf die rechtsformspezifischen Besonderheiten der KGaA und aufgrund des Wunsches nach höherer Flexibilität als nicht zweckmäßig erachtet.

zu Ziff. 5.1.2 Abs. 2 Satz 3: Über die Altersgrenze für Geschäftsführer der persönlich haftenden Gesellschafterin entscheidet der Präsidialausschuss bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH bisher und künftig jeweils bei anstehenden (Wieder-)Bestellungen von Geschäftsführern, ohne insoweit grundsätzlich festgelegt zu sein. Die Festlegung auf eine Altersgrenze wird als nicht zweckmäßig erachtet.

zu Ziff. 5.2 Abs. 2, 5.3.1 Satz 1, 5.3.2 und 5.3.3: Ausschüsse, insbesondere ein Prüfungsausschuss, wurden und werden vom Aufsichtsrat nicht errichtet. Die bisherige Praxis der Behandlung aller anstehenden Themen (insbesondere die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems, der Abschlussprüfung, hier insbesondere der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen, der Erteilung des Prüfungsauftrages an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung sowie der Compliance) im gesamten Aufsichtsrat soll auch künftig beibehalten werden. Entsprechendes gilt für den praktizierten Verzicht auf die im Kodex empfohlene Bildung eines Nominierungsausschusses durch den Aufsichtsrat. Zudem setzt sich dieser, wie im Falle der Bildung des Nominierungsausschusses vom Kodex gefordert, bereits nur aus Vertretern der Anteilseigner zusammen.

zu Ziff. 5.4.1 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 3: Konkrete Ziele für seine Zusammensetzung unter Berücksichtigung von spezifischen Thematiken, die im Kodex mit „Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder“, „Vielfalt (Diversity)“und „Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Ziff. 5.4.2“ sowie mit einer „festzulegenden Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer“ bezeichnet sind, wurden bisher und werden auch künftig vom Aufsichtsrat nicht festgelegt. Der Aufsichtsrat ist der Auffassung, dass derartige Beschränkungen gegenüber anderen Kriterien für Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht sachgerecht sind und möchte über Vorschläge zu seiner Zusammensetzung in der jeweiligen konkreten Situation individuell entscheiden. Unberührt vom Vorstehenden bleibt die Erfüllung der vom Gesetzgeber vorgesehenen Verpflichtungen im Hinblick auf die Festlegung einer Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat (§ 278 Abs. 3 und § 111 Abs. 5 AktG in Verbindung mit § 25 Abs. 1 Satz 1 EGAktG sowie § 289a Abs. 3 und Abs. 2 Nr. 4 HGB in Verbindung mit Art. 73 EGHGB).

zu Ziff. 5.4.1 Abs. 5: Der Aufsichtsrat hat bisher und wird auch künftig bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung nicht die persönlichen und die geschäftlichen Beziehungen eines jeden Kandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich (d.h. mit mehr als 10% der stimmberechtigten Aktien) an der Gesellschaft beteiligten Kommanditaktionär offen legen, weil nach unserer Einschätzung zu dieser Empfehlung keine rechtlich sichere Praxis besteht und der Rechtssicherheit von Wahlen zum Aufsichtsrat höhere Priorität gegeben wird als einem Bemühen dazu, bei Wahlvorschlägen gesetzlich nicht erforderliche Angaben zu machen.

zu Ziff. 5.4.3 Satz 3: Eine Bekanntgabe von Kandidatenvorschlägen für den Aufsichtsratsvorsitz erfolgt bisher und auch künftig nicht, weil der Aufsichtsrat die Einzelwahl seiner Mitglieder für ausreichend und eine Stimmabgabe in der Hauptversammlung für oder gegen einen Kandidaten im Hinblick auf dessen Position im Aufsichtsrat für nicht praktikabel hält.

zu Ziff. 5.5.3 Satz 1: Es blieb und bleibt auch künftig vorbehalten, der Empfehlung nicht zu folgen, dass der Aufsichtsrat in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren solle. Dem Grundsatz der Vertraulichkeit von Beratungen im Aufsichtsrat (vgl. § 116 Satz 2 AktG und Ziff. 3.5 Abs. 1 Satz 2 des Kodex) wurde und wird regelmäßig der Vorrang eingeräumt.

zu Ziff. 7.1.2 Satz 2: Der Empfehlung, dass die Geschäftsführung Halbjahres- und etwaige Quartalsfinanzberichte vor ihrer Veröffentlichung mit dem Aufsichtsrat erörtert, wurde und wird nicht entsprochen, weil dem Ziel einer Veröffentlichung unterjähriger Finanzberichte unverzüglich nach deren Erstellung durch die Geschäftsführung das Primat eingeräumt wird. Ungeachtet dessen wurde und wird die Erörterung und Kontrolle solcher Finanzberichte vom Aufsichtsrat durchgeführt.

 

Dortmund, 8. September 2016
 

Für den Aufsichtsrat   Für die Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH

Gerd Pieper

Vorsitzender

 

Hans-Joachim Watzke                        Thomas Treß

Vorsitzender der Geschäftsführung    Geschäftsführer