Entsprechenserklärung

Geschäftsführung und Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA sind gem. § 161 AktG verpflichtet, einmal jährlich zu erklären, ob dem Deutschen Corporate Governance Kodex entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen des Kodex nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht. Dieser Verpflichtung kommen Geschäftsführung und Aufsichtsrat unserer Gesellschaft wie folgt nach:


Entsprechenserklärung der Geschäftsführung und des Aufsichtsrates der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA nach § 161 AktG vom 11. September 2017

Die Geschäftsführung der persönlich haftenden Gesellschafterin (Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH) und der Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA erklären gemäß § 161 AktG, dass bei der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA seit der letzten Entsprechenserklärung vom 8. September 2016 den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex („Kodex“) in der Fassung vom 5. Mai 2015 (bekannt gemacht im Bundesanzeiger am 12. Juni 2015) („Kodex 2015“) bis zur Bekanntmachung der Neufassung des Kodex im Bundesanzeiger am 24. April 2017 sowie den Empfehlungen des Kodex in der Fassung vom 7. Februar 2017 („Kodex 2017“) ab dessen Bekanntmachung im Bundesanzeiger am 24. April 2017 entsprochen wurde und künftig den Empfehlungen des Kodex 2017 entsprochen wird, abgesehen von folgenden Abweichungen, die teilweise durch rechtsformspezifische Besonderheiten der KGaA und deren Gestaltung in der Satzung unserer Gesellschaft bedingt sind (Bezug genommen wird nachstehend – soweit nicht jeweils gesondert anders angegeben – auf den Kodex in beiden vorstehend genannten Fassungen:

zu Nummer 3.8 Abs. 3 Kodex: Die D&O-Versicherung sieht keinen Selbstbehalt vor und es ist auch nicht beabsichtigt, dies zu ändern, weil dessen Vereinbarung nach unserem Verständnis weder eine verhaltenssteuernde Wirkung auf Organmitglieder hätte noch als Motivationshilfe geeignet wäre.

zu Nummer 4.1.3 Satz 2 Kodex 2017: Bei der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA sind an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen eingerichtet, um für die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen (Compliance Management System), die mit dem vorhandenen Risikomanagementsystem im Rahmen der jährlichen Abschlussprüfungen von Gesellschaft und Konzern bisher beanstandungsfrei überprüft wurden. Diese werden mithin als ausreichend erachtet, der neuen Empfehlung in Nummer 4.2.3 Abs. 1 Satz 2 Kodex 2017 wird insoweit entsprochen. Abgewichen wurde und wird künftig hingegen von der neuen weiteren Empfehlung, Grundzüge der Maßnahmen offenzulegen. Die Gesellschaft steht zunächst vor der Herausforderung, sich auf aktuell erweiterte bzw. neue, komplexe gesetzliche Berichtsanforderungen einzustellen, mit denen die neuen Berichtsempfehlungen seitens der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex noch nicht vernünftig abgestimmt erscheinen. Derzeit wird daher der Verschlankung der Finanzinformationen insoweit das Primat eingeräumt, wenngleich sich die Geschäftsführung eine Neubewertung des künftigen Vorgehens vorbehält.

zu Nummer 4.1.3 Satz 3, 1. Halbsatz Kodex 2017: Nach dieser neuen Empfehlung soll Beschäftigten auf geeignete Weise die Möglichkeit eingeräumt werden, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben. Hierunter wird gemeinhin ein institutionalisiertes Hinweisgeber- bzw. Whistleblower-System verstanden, in dem Beschäftigten innerhalb des Konzerns garantiert wird, bestimmte Verstöße anonym bzw. unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität mitteilen zu können, beispielsweise eine anonyme, elektronische Kommunikationsplattform. Bisher bestand in unserem Unternehmen kein derartiges Hinweisgebersystem und die Geschäftsführung beabsichtigt derzeit auch nicht, ein solches einzurichten. Denn es bestehen für Beschäftigte in unserem Unternehmen Möglichkeiten, etwaige Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen und unternehmensinterne Richtlinien zur Anzeige zu bringen, gegebenenfalls auch auf vertrauliche Weise, die als ausreichend und zumutbar erachtet werden. Abgesehen davon, dass für die Gesellschaft keine Rechtspflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems besteht, wurden bei unserer Abwägung insbesondere auch potentielle Nachteile von Hinweisgebersystemen maßgebend mit berücksichtigt, namentlich Risiken ihres Missbrauchs und der Schaffung einer Atmosphäre des Misstrauens mit negativen Auswirkungen auf Betriebsklima und Mitarbeitermotivation.

zu Nummer 4.2.1 Satz 2 Kodex: Der Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA hat keine Zuständigkeit zur Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH sowie zur Regelung ihrer vertraglichen Bedingungen; dies wird vom Präsidialausschuss der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH wahrgenommen. Seit Januar 2006 besteht die Geschäftsführung aus Hans-Joachim Watzke (Vorsitzender der Geschäftsführung) und Thomas Treß (Geschäftsführer). Ihre Geschäftsbereiche wurden dienstvertraglich ausreichend definiert, im Übrigen nehmen die Geschäftsführer ihre gesetzlichen und satzungsmäßigen Befugnisse in enger Zusammenarbeit gemeinsam wahr; deshalb hielten und halten es die zuständigen Gremien der Borussia Dortmund Geschäftsführung-GmbH für entbehrlich, darüber hinaus noch zusätzlich eine Geschäftsordnung für die Geschäftsführung zu regeln.

zu Nummer 4.2.2 Abs. 2 Satz 3 Kodex: § 7 der Satzung der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA bestimmt, dass die persönlich haftende Gesellschafterin Anspruch auf Ersatz der ihr für die Geschäftsführung in der Gesellschaft entstandenen Personal- und Sachkosten zzgl. einer Vergütung von 3 % des sonst entstehenden Jahresüberschusses der Gesellschaft hat. Vergütungen und Vergütungssystem für Geschäftsführer der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH wurden und werden im Übrigen vom dort gebildeten Präsidialausschuss beschlossen und regelmäßig überprüft (rechtsformbedingte Abweichung von der durch Nummer 4.2.2 Abs. 2 Satz 3 Kodex vorausgesetzten Zuständigkeit des Aufsichtsrates).

zu Nummer 4.2.3 Abs. 2 Satz 4 und Satz 6, 1. Alternative sowie Nummer 4.2.3 Abs. 2 Satz 8 Kodex und Nummer 4.2.3 Abs. 2 Satz 3 Kodex 2017: Über die Vergütungsstruktur für die Geschäftsführer der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH entscheidet deren Präsidialausschuss. Dies erfolgte bisher und erfolgt künftig, ohne dass bei der Ausgestaltung von variablen Vergütungsbestandteilen für Geschäftsführer negative Entwicklungen einbezogen werden, ohne dass die Vergütung insgesamt betragsmäßige Höchstgrenzen aufweist und auch ohne Ausschluss einer nachträglichen Änderung der Erfolgsziele bzw. Vergleichsparameter. Variable Vergütungsbestandteile sind auch nicht, wie nunmehr seit 24. April 2017 in Nummer 4.2.3 Abs. 2 Satz 3 Kodex 2017 empfohlen, „im Wesentlichen zukunftsbezogen“. Die entsprechenden Empfehlungen erscheinen mit Blick auf die rechtsformspezifischen Besonderheiten der KGaA auf unsere Gesellschaft weder übertragbar noch werden sie hier als zweckmäßig erachtet.

zu Nummer 4.2.3 Abs. 4 und Abs. 5 Kodex: Der Kodex empfiehlt den Aktiengesellschaften, sog. „Abfindungs-Caps“ für Fälle vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit in Vorstandsverträgen bzw. anlässlich vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit infolge eines Kontrollwechsels zu beachten. Der Präsidialausschuss entscheidet bisher und künftig bei anstehenden (Wieder-) Bestellungen von Geschäftsführern der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH, ohne insoweit grundsätzlich sog. „Abfindungs-Caps“ vorzusehen, weil Präsidialausschuss und Geschäftsführer die vorgenannten Empfehlungen mit Blick auf die rechtsformspezifischen Besonderheiten der KGaA und deren Gestaltung in der Satzung unserer Gesellschaft als nicht zweckmäßig erachten. Die Empfehlung, keine Zahlungen an Vorstandsmitglieder im Falle einer Kündigung des Anstellungsvertrages aus wichtigem Grund zu leisten, erachtet der Präsidialausschuss indes für sich als entsprechend für die Geschäftsführer der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH anwendbar.

zu Nummer 4.2.3 Abs. 6 Kodex: Der Vorsitzende des Aufsichtsrates berichtet gegenüber der Hauptversammlung über die Grundzüge des Vergütungssystems und deren Veränderung bisher und künftig nicht, weil der Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA – wie bereits erwähnt – keine Zuständigkeit zur Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH sowie zur Regelung ihrer vertraglichen Bedingungen hat.

zu Nummer 4.2.5 Abs. 3 Sätze 1 und 2 Kodex: Der Kodex empfiehlt, dass im Vergütungsbericht für jedes Vorstandsmitglied bestimmte Detailangaben zu Vergütungen dargestellt und für diese Informationen dem Kodex beigefügten Mustertabellen verwendet werden. Dem wurde und wird für unsere Gesellschaft, die rechtsformbedingt keinen Vorstand hat, nicht gefolgt. Zudem besteht aufgrund rechtsformspezifischer Besonderheiten der KGaA keine Verpflichtung zur individualisierten Offenlegung der Vergütung der Geschäftsführer der Komplementärin unserer Gesellschaft, der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH, wie etwa bei Vorständen börsennotierter Aktiengesellschaften. Die gleichwohl vorgenommene freiwillige Darstellung der Einzelvergütung der Geschäftsführer in den Anhängen des Jahres- und Konzernabschlusses erscheint daher ausreichend und aus der Perspektive des Informationsnutzens als angemessen.

zu Nummer 4.3.3 Satz 4 Kodex: Wesentliche Geschäfte zwischen der persönlich haftenden Gesellschafterin und bestimmten ihr nahe stehenden Personen einerseits mit der Gesellschaft andererseits im Sinne der §§ 89, 112 i.V.m. §§ 278 Abs. 3, 283 Nr. 5 AktG (z. B. Kreditgewährungen) bedürfen der Mitwirkung des Aufsichtsrates. In diesem Sinne wurde und wird der Empfehlung entsprochen. Darüber hinaus ist der Aufsichtsrat zum Erlass eines Kataloges zustimmungspflichtiger Geschäfte für die persönlich haftende Gesellschafterin bzw. deren Geschäftsführer nicht befugt.

zu Nummer 4.3.4 Kodex: Die Zustimmung zu Nebentätigkeiten von Geschäftsführern der persönlich haftenden Gesellschafterin obliegt mangels Zuständigkeit zur Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH sowie zur Regelung ihrer vertraglichen Bedingungen nicht dem Aufsichtsrat, sondern dem Präsidialausschuss bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH.

zu Nummer 5.1.2 Abs. 1 Sätze 2 und 4 Kodex: Für eine langfristige Nachfolgeplanung sorgen bei unserer Gesellschaft die Geschäftsführer und – da der Aufsichtsrat rechtsformbedingt keine Personalkompetenz besitzt – der Präsidialausschuss bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH. Dieser achtet bei der Zusammensetzung der Geschäftsführung auch auf die anzustrebende „Vielfalt (Diversity)“.

zu Nummer 5.1.2 Abs. 2 Satz 2 Kodex: Über die Wiederbestellung von Geschäftsführern der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH entscheidet deren Präsidialausschuss bisher und künftig auch ohne Vorliegen besonderer Umstände gegebenenfalls vor Ablauf eines Jahres vor dem Ende der bestehenden Bestelldauer. Die Ausrichtung der Personalentscheidung an ein Zeit- und Umstandsmoment wird mit Blick auf die rechtsformspezifischen Besonderheiten der KGaA und aufgrund des Wunsches nach höherer Flexibilität als nicht zweckmäßig erachtet.

zu Nummer 5.1.2 Abs. 2 Satz 3 Kodex: Über die Altersgrenze für Geschäftsführer der persönlich haftenden Gesellschafterin entscheidet der Präsidialausschuss bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH bisher und künftig jeweils bei anstehenden (Wieder-)Bestellungen von Geschäftsführern, ohne insoweit grundsätzlich festgelegt zu sein. Die Festlegung auf eine Altersgrenze wird als nicht zweckmäßig erachtet.

zu Nummer 5.2 Abs. 2 Kodex 2015 sowie Nummern 5.3.1 Satz 1, 5.3.2 und 5.3.3 Kodex: Ausschüsse, insbesondere ein Prüfungsausschuss, wurden und werden vom Aufsichtsrat nicht errichtet. Die bisherige Praxis der Behandlung aller anstehenden Themen (insbesondere die Überwachung der Rechnungslegung, des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems des internen Revisionssystems, der Abschlussprüfung sowie der Compliance) im gesamten Aufsichtsrat soll auch künftig beibehalten werden. Entsprechendes gilt für den praktizierten Verzicht auf die im Kodex empfohlene Bildung eines Nominierungsausschusses durch den Aufsichtsrat. Zudem setzt sich dieser, wie im Falle der Bildung des Nominierungsausschusses vom Kodex gefordert, bereits nur aus Vertretern der Anteilseigner zusammen.

zu Nummer 5.4.1 Abs. 2 Satz 1 Kodex 2015 bzw. Nummer 5.4.1 Abs. 2 Sätze 1 und 2 Kodex 2017, sowie Nummer 5.4.1 Abs. 3 Kodex 2015 bzw. Nummer 5.4.1 Abs. 4 Sätze 1 und 2 Kodex 2017: Konkrete Ziele für seine Zusammensetzung unter Berücksichtigung von spezifischen Thematiken, die im Kodex mit „Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder“, „Vielfalt (Diversity)“ und „Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Nummer 5.4.2“ sowie mit einer „festzulegenden Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer“ bezeichnet sind, wurden bisher und werden auch künftig vom Aufsichtsrat nicht festgelegt und dem entsprechend erfolgt hierzu bzw. zur Umsetzung auch keine Veröffentlichung im Corporate Governance Bericht. Gleiches gilt für die neu in Nummer 5.4.1 Abs. 2 Satz 1 Kodex 2017 aufgenommene Empfehlung, der Aufsichtsrat solle ein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeiten. Der Aufsichtsrat ist der Auffassung, dass derartige Beschränkungen gegenüber anderen Kriterien für Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht sachgerecht sind und möchte über Vorschläge zu seiner Zusammensetzung in der jeweiligen konkreten Situation individuell entscheiden. Unberührt vom Vorstehenden bleibt die Erfüllung der vom Gesetzgeber vorgesehenen Verpflichtungen im Hinblick auf die Festlegung einer Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat (§ 278 Abs. 3 und § 111 Abs. 5 AktG sowie § 289a Abs. 3 und Abs. 2 Nr. 4 HGB).

zu Nummer 5.4.1 Abs. 5 Kodex 2015 bzw. Nummer 5.4.1 Abs. 6 Kodex 2017: Der Aufsichtsrat hat bisher und wird auch künftig bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung nicht die persönlichen und die geschäftlichen Beziehungen eines jeden Kandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich (d.h. mit mehr als 10% der stimmberechtigten Aktien) an der Gesellschaft beteiligten Kommanditaktionär offen legen, weil nach unserer Einschätzung zu dieser Empfehlung keine rechtlich sichere Praxis besteht und der Rechtssicherheit von Wahlen zum Aufsichtsrat höhere Priorität gegeben wird als einem Bemühen dazu, bei Wahlvorschlägen gesetzlich nicht erforderliche Angaben zu machen.

zu Nummer 5.4.3 Satz 3 Kodex: Eine Bekanntgabe von Kandidatenvorschlägen für den Aufsichtsratsvorsitz erfolgt bisher und auch künftig nicht, weil der Aufsichtsrat die Einzelwahl seiner Mitglieder für ausreichend und eine Stimmabgabe in der Hauptversammlung für oder gegen einen Kandidaten im Hinblick auf dessen Position im Aufsichtsrat für nicht praktikabel hält.

zu Nummer 5.5.3 Satz 1 Kodex: Es blieb und bleibt auch künftig vorbehalten, der Empfehlung nicht zu folgen, dass der Aufsichtsrat in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren solle. Dem Grundsatz der Vertraulichkeit von Beratungen im Aufsichtsrat (vgl. § 116 Satz 2 AktG und Nummer 3.5 Abs. 1 Satz 2 Kodex) wurde und wird regelmäßig der Vorrang eingeräumt.

zu Nummer 7.1.2 Satz 2 Kodex: Der Empfehlung, dass die Geschäftsführung Halbjahres- und etwaige Quartalsfinanzberichte bzw. unterjährige Finanzinformationen vor ihrer Veröffentlichung mit dem Aufsichtsrat erörtert, wurde und wird nicht entsprochen, weil dem Ziel einer Veröffentlichung unterjähriger Finanzberichte unverzüglich nach deren Erstellung durch die Geschäftsführung das Primat eingeräumt wird. Ungeachtet dessen wurde und wird die Erörterung und Kontrolle solcher Finanzberichte vom Aufsichtsrat durchgeführt.

Dortmund, 11. September 2017
 

Für den Aufsichtsrat   Für die Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH

Gerd Pieper

Vorsitzender

 

Hans-Joachim Watzke                        Thomas Treß

Vorsitzender der Geschäftsführung    Geschäftsführer