Entsprechenserklärung

Geschäftsführung und Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA sind gem. § 161 AktG verpflichtet, einmal jährlich zu erklären, ob dem Deutschen Corporate Governance Kodex entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen des Kodex nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht. Dieser Verpflichtung kommen Geschäftsführung und Aufsichtsrat unserer Gesellschaft wie folgt nach:


Entsprechenserklärung der Geschäftsführung und des Aufsichtsrates der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA nach § 161 AktG vom 7. September 2020

Die Geschäftsführung der persönlich haftenden Gesellschafterin (Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH) und der Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA erklären gemäß § 161 AktG, dass bei der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA seit der letzten Entsprechenserklärung vom 9. September 2019 den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex („Kodex“) in der Fassung vom 7. Februar 2017 (bekannt gemacht im Bundesanzeiger am 24. April 2017 mit Berichtigung am 19. Mai 2017) („Kodex 2017“) bis zur Bekanntmachung der Neufassung des Kodex im Bundesanzeiger am 20. März 2020 sowie den Empfehlungen des Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 („Kodex 2020“) ab dessen Bekanntmachung im Bundesanzeiger am 20. März 2020 entsprochen wurde und künftig den Empfehlungen des Kodex 2020 entsprochen wird, abgesehen von folgenden Abweichungen (Hinweis: Zahlreiche Empfehlungen des Kodex, namentlich solche zum Vergütungssystem für Vorstandsmitglieder bzw. zur Vorstandsvergütung, sind aufgrund von rechtsformspezifischen Besonderheiten der Rechtsform unserer Gesellschaft – der Kommanditgesellschaft auf Aktien – nicht anwendbar; Angaben bzw. Erläuterungen dazu erfolgen in der Erklärung zur Unternehmensführung):

Abweichungen vom Kodex 2017

zu Nummer 3.8 Abs. 3: Die D&O-Versicherung sieht keinen Selbstbehalt vor und es ist auch nicht beabsichtigt, dies zu ändern, weil dessen Vereinbarung nach unserem Verständnis weder eine verhaltenssteuernde Wirkung auf Organmitglieder hätte noch als Motivationshilfe geeignet wäre.

Zu Nummer 4.1.3 Satz 3, 1. Halbsatz Kodex 2017: Nach dieser Empfehlung soll Beschäftigten auf geeignete Weise die Möglichkeit eingeräumt werden, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben. Hierunter wird gemeinhin ein institutionalisiertes Hinweisgeber- bzw. Whistleblower-System verstanden, in dem Beschäftigten innerhalb des Konzerns garantiert wird, bestimmte Verstöße anonym bzw. unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität mitteilen zu können, beispielsweise eine anonyme, elektronische Kommunikationsplattform. In unserem Unternehmen bestand kein derartiges Hinweisgebersystem, weil für unsere Beschäftigten andere Möglichkeiten bestanden, etwaige Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen und unternehmensinterne Richtlinien zur Anzeige zu bringen, gegebenenfalls auch auf vertrauliche Weise, die als ausreichend und zumutbar erachtet wurden. Abgesehen davon, dass für die Gesellschaft keine Rechtspflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems besteht, wurden bei unserer Abwägung insbesondere auch potentielle Nachteile von Hinweisgebersystemen maßgebend mitberücksichtigt, namentlich Risiken ihres Missbrauchs und der Schaffung einer Atmosphäre des Misstrauens mit negativen Auswirkungen auf Betriebsklima und Mitarbeitermotivation.

Zu Nummer 4.2.1 Satz 2 Kodex 2017: Der Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA hat keine Zuständigkeit zur Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH sowie zur Regelung ihrer vertraglichen Bedingungen; dies wird vom Präsidialausschuss der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH wahrgenommen. Deren Geschäftsführer sind Hans-Joachim Watzke (seit Februar 2005, Vorsitzender der Geschäftsführung seit Januar 2006), Thomas Treß (seit Januar 2006) und Carsten Cramer (seit März 2018). Die Geschäftsbereiche der Geschäftsführer wurden dienstvertraglich ausreichend definiert, im Übrigen nehmen die Geschäftsführer ihre gesetzlichen und satzungsmäßigen Befugnisse in enger Zusammenarbeit gemeinsam wahr; deshalb hielten es die zuständigen Gremien der Borussia Dortmund Geschäftsführung-GmbH für entbehrlich, darüber hinaus noch zusätzlich eine Geschäftsordnung für die Geschäftsführung zu regeln.

Zu Nummer 4.2.3 Abs. 6 Kodex 2017: Der Vorsitzende des Aufsichtsrates hat gegenüber der Hauptversammlung über die Grundzüge des Vergütungssystems und deren Veränderung nicht berichtet, weil der Aufsichtsrat der Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA – wie bereits erwähnt – keine Zuständigkeit zur Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH sowie zur Regelung ihrer vertraglichen Bedingungen hat.

Zu Nummer 5.1.2 Abs. 2 Satz 2 Kodex 2017: Über die Wiederbestellung von Geschäftsführern der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH hat deren Präsidialausschuss bisher auch ohne Vorliegen besonderer Umstände gegebenenfalls vor Ablauf eines Jahres vor dem Ende der bestehenden Bestelldauer entschieden. Die Ausrichtung der Personalentscheidung an ein Zeit- und Umstandsmoment wurde mit Blick auf die rechtsformspezifischen Besonderheiten der KGaA und aufgrund des Wunsches nach höherer Flexibilität als nicht zweckmäßig erachtet.

Zu Nummer 5.1.2 Abs. 2 Satz 3 Kodex 2017: Für Geschäftsführer bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH als persönlich haftender Gesellschafterin hat deren Präsidialausschuss keine Altersgrenze festgelegt. Dies wurde als nicht zweckmäßig erachtet.

Zu Nummern 5.3.1 Satz 1, 5.3.2 und 5.3.3 Kodex 2017: Ausschüsse, insbesondere ein Prüfungsausschuss, wurden vom Aufsichtsrat nicht errichtet. Denn der Aufsichtsrat möchte alle anstehenden Themen (insbesondere die Überwachung der Rechnungslegung, des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems des internen Revisionssystems, der Abschlussprüfung sowie der Compliance) im gesamten Aufsichtsrat behandeln. Entsprechendes gilt für den praktizierten Verzicht auf die im Kodex empfohlene Bildung eines Nominierungsausschusses durch den Aufsichtsrat. Zudem setzt sich dieser, wie im Falle der Bildung des Nominierungsausschusses vom Kodex gefordert, bereits nur aus Vertretern der Anteilseigner zusammen.

Zu Nummer 5.4.1 Abs. 2 Sätze 1 und 2 sowie Abs. 4 Sätze 1 und 2 Kodex 2017: Der Aufsichtsrat hat keine konkreten Ziele für seine Zusammensetzung festgelegt, auch keine Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder, und er hat auch kein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeitet. Denn der Aufsichtsrat wollte über Vorschläge zu seiner Zusammensetzung in der jeweiligen konkreten Situation individuell und situativ entscheiden. Dem entsprechend wurde hierzu bzw. zur Umsetzung auch nicht näher berichtet. Unberührt vom Vorstehenden blieb die Erfüllung der vom Gesetzgeber vorgesehenen Verpflichtungen im Hinblick auf die Festlegung einer Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat (§ 278 Abs. 3 und § 111 Abs. 5 AktG sowie § 289f Abs. 3 und Abs. 2 Nr. 4 HGB).

Zu Nummer 5.4.1 Abs. 6 Kodex 2017: Der Aufsichtsrat hat bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung nicht die persönlichen und die geschäftlichen Beziehungen eines jeden Kandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich (d.h. mit mehr als 10% der stimmberechtigten Aktien) an der Gesellschaft beteiligten Kommanditaktionär offengelegt. Denn nach unserer Einschätzung gibt es zu dieser Empfehlung keine rechtlich sichere Praxis. Der Rechtssicherheit von Wahlen zum Aufsichtsrat wurde höhere Priorität gegeben als einem Bemühen dazu, bei Wahlvorschlägen gesetzlich nicht erforderliche Angaben zu machen.

Zu Nummer 5.4.3 Satz 3 Kodex 2017: Eine Bekanntgabe von Kandidatenvorschlägen für den Aufsichtsratsvorsitz erfolgte nicht, weil der Aufsichtsrat die Einzelwahl seiner Mitglieder für ausreichend und eine Stimmabgabe in der Hauptversammlung für oder gegen einen Kandidaten im Hinblick auf dessen Position im Aufsichtsrat für nicht praktikabel hielt.

Zu Nummer 5.5.3 Satz 1 Kodex 2017: Der Aufsichtsrat behält sich vor, der Empfehlung nicht zu folgen, dass er in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren solle. Denn dem Grundsatz der Vertraulichkeit von Beratungen im Aufsichtsrat (vgl. § 116 Satz 2 AktG und Nummer 3.5 Abs. 1 Satz 2 Kodex 2017) wird regelmäßig der Vorrang eingeräumt.

Zu Nummer 7.1.2 Satz 2 Kodex 2017: Der Empfehlung, dass die Geschäftsführung Halbjahres- und etwaige Quartalsfinanzberichte bzw. unterjährige Finanzinformationen vor ihrer Veröffentlichung mit dem Aufsichtsrat erörtert, wurde nicht entsprochen. Denn dem Ziel einer Veröffentlichung unterjähriger Finanzberichte unverzüglich nach deren Erstellung durch die Geschäftsführung wurde das Primat eingeräumt. Ungeachtet dessen erfolgte eine Erörterung und Kontrolle solcher Finanzberichte vom Aufsichtsrat.

Abweichungen vom Kodex 2020

Zu Empfehlung A.2 Satz 2, 1. Halbsatz Kodex 2020: Nach dieser Empfehlung soll Beschäftigten auf geeignete Weise die Möglichkeit eingeräumt werden, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben. Hierunter wird gemeinhin ein institutionalisiertes Hinweisgeber- bzw. Whistleblower-System verstanden, in dem Beschäftigten innerhalb des Konzerns garantiert wird, bestimmte Verstöße anonym bzw. unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität mitteilen zu können, beispielsweise eine anonyme, elektronische Kommunikationsplattform. In unserem Unternehmen bestand bisher kein derartiges Hinweisgebersystem und es ist nicht beabsichtigt, ein solches einzurichten. Denn für unsere Beschäftigten gab und gibt es andere Möglichkeiten, etwaige Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen und unternehmensinterne Richtlinien zur Anzeige zu bringen, gegebenenfalls auch auf vertrauliche Weise, die als ausreichend und zumutbar erachtet werden. Abgesehen davon, dass für die Gesellschaft keine Rechtspflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems besteht, werden bei unserer Abwägung insbesondere auch potentielle Nachteile von Hinweisgebersystemen maßgebend mitberücksichtigt, namentlich Risiken ihres Missbrauchs und der Schaffung einer Atmosphäre des Misstrauens mit negativen Auswirkungen auf Betriebsklima und Mitarbeitermotivation.

Zu Empfehlung B.4 Kodex 2020: Über die Wiederbestellung von Geschäftsführern der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH entscheidet deren Präsidialausschuss bisher und künftig auch ohne Vorliegen besonderer Umstände gegebenenfalls vor Ablauf eines Jahres vor dem Ende der bestehenden Bestelldauer. Die Ausrichtung der Personalentscheidung an ein Zeit- und Umstandsmoment wird mit Blick auf die rechtsformspezifischen Besonderheiten der KGaA und aufgrund des Wunsches nach höherer Flexibilität als nicht zweckmäßig erachtet.

Zu Empfehlung B.5 Kodex 2020: Über die Altersgrenze für Geschäftsführer der persönlich haftenden Gesellschafterin entscheidet der Präsidialausschuss bei der Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH bisher und künftig jeweils bei anstehenden (Wieder-)Bestellungen von Geschäftsführern, ohne insoweit grundsätzlich festgelegt zu sein. Die Festlegung auf eine Altersgrenze wird als nicht zweckmäßig erachtet.

Zu den Empfehlungen C.1 Sätze 1 bis 4 und C.2 Kodex 2020: Der Aufsichtsrat hat keine konkreten Ziele für seine Zusammensetzung benannt, kein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeitet und keine Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder festgelegt. Dies ist auch künftig nicht beabsichtigt. Denn der Aufsichtsrat wollte und will über Vorschläge zu seiner Zusammensetzung in der jeweiligen konkreten Situation individuell und situativ entscheiden. Dem entsprechend wurde und wird hierzu bzw. zur Umsetzung auch nicht näher berichtet. Unberührt vom Vorstehenden bleibt die Erfüllung der vom Gesetzgeber vorgesehenen Verpflichtungen im Hinblick auf die Festlegung einer Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat (§ 278 Abs. 3 und § 111 Abs. 5 AktG sowie § 289f Abs. 3 und Abs. 2 Nr. 4 HGB).

Zu Empfehlung C.13 Kodex 2020: Der Aufsichtsrat hat bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung nicht die persönlichen und die geschäftlichen Beziehungen eines jeden Kandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich (d.h. mit mehr als 10% der stimmberechtigten Aktien) an der Gesellschaft beteiligten Kommanditaktionär offengelegt. Dies ist auch künftig nicht beabsichtigt. Denn nach unserer Einschätzung gibt es zu dieser Empfehlung keine rechtlich sichere Praxis. Der Rechtssicherheit von Wahlen zum Aufsichtsrat wurde und wird höhere Priorität gegeben als einem Bemühen dazu, bei Wahlvorschlägen gesetzlich nicht erforderliche Angaben zu machen.

Zu Empfehlung D.1, 2. Halbsatz Kodex 2020: Die neue Empfehlung, die Geschäftsordnung des Aufsichtsrates auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machen, wurde Ende August 2020 umgesetzt. Da der Empfehlung aus Prioritätsgründen nicht bereits unmittelbar mit dem Zeitpunkt der Bekanntmachung des Kodex 2020 gefolgt wurde, wird für die Vergangenheit vorsorglich eine Abweichung erklärt.

Zu den Empfehlungen D.2, D.3 und D.5 Kodex 2020: Ausschüsse, insbesondere ein Prüfungsausschuss, wurden und werde auch künftig vom Aufsichtsrat nicht errichtet. Denn der Aufsichtsrat möchte alle anstehenden Themen (insbesondere die Überwachung der Rechnungslegung, des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems des internen Revisionssystems, der Abschlussprüfung sowie der Compliance) im gesamten Aufsichtsrat behandeln. Entsprechendes gilt für den praktizierten Verzicht auf die im Kodex empfohlene Bildung eines Nominierungsausschusses durch den Aufsichtsrat. Zudem setzt sich dieser, wie im Falle der Bildung des Nominierungsausschusses vom Kodex gefordert, bereits nur aus Vertretern der Anteilseigner zusammen.

Zu Empfehlung E.1 Satz 2 Kodex 2020: Der Aufsichtsrat behält sich bisher und auch künftig vor, der Empfehlung nicht zu folgen, dass er in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren solle. Denn dem Grundsatz der Vertraulichkeit von Beratungen im Aufsichtsrat (vgl. § 116 Satz 2 AktG und Grundsatz 13 Satz 3 Kodex 2020) wird regelmäßig der Vorrang eingeräumt.

Dortmund, 7. September 2020
 

Für den Aufsichtsrat Für die Borussia Dortmund Geschäftsführungs-GmbH
Gerd Pieper
Vorsitzender
Hans-Joachim Watzke  Thomas Treß Carsten Cramer
Vorsitzender der Geschäftsführung Geschäftsführer Geschäftsführer